Project inrichten

Wanneer u een project opent, ziet u aan de linkerkant verschillende tabbladen. In elk tabblad vindt u bovenaan de pagina het onderdeel ‘Algemeen’. Dit onderdeel bevat diverse belangrijke instellingen, waarvan een aantal al vooraf zijn ingevuld.

1. Nummer, relatie en naam: deze velden zijn automatisch ingevuld op basis van de gegevens uit het vorige venster.
2. Hoofdproject: hier kunt u aangeven of dit project onderdeel is van een groter hoofdproject.
3. Interne referentie: dit veld wordt gebruikt voor een interne herkenning/referentie binnen uw organisatie.
4. Klant referentie: hier kunt u de referentie van de klant invullen.
5. Extra relatie: in dit veld kunt u een aanvullende relatie koppelen aan het project.
6. Status: geeft aan in welke status het project zich bevindt. U kunt kiezen uit:
   • Intern
     • Potentieel
     • Actief
     • Gesloten
7. Fase: geeft aan in welke fase het project zich bevindt. U kunt kiezen uit:
   • Commercieel
     • In uitvoering
     • Opgeleverd
     • Overgedragen aan support
     • Plan van aanpak
     • Voorbereiding

Projectstappen

Wanneer u een project heeft aangemaakt, kunt u vervolgens de projectstappen instellen. Dit doet u via het tabblad ‘Projectstappen’.

In dit tabblad ziet u de blauwe + knop. Door op deze knop te klikken, opent het menu voor het aanmaken van een nieuwe projectstap.

Over de verdere inrichting van projectstappen, kunt u kijken op de pagina projectstappen.

Projectacties

Vervolgens kunt u binnen in de projectstap ervoor kiezen om projectacties te maken. Dit doet u onderaan in het tabblad ‘Projectacties’. Projectacties.

Communicatie

Communcatie over het project kunt u vastleggen via het tabblad ‘Communcatie’. Door op de + knop te klikken, maakt u een nieuw communicatieverslag aan. In het tabblad ‘Notities en contactpersoon’ kunt u de volgende gegevens vastleggen:

1. Project: het project waaraan de communicatie is gekoppeld. Dit veld is vooraf ingevuld.
2. Type: Het type communicatie dat wordt vastgelegd. U kunt kiezen uit:
   • Bezoek rapport
     • E-mail
     • Notitie
     • Telefonisch contact
     • WhatsApp
3. Datum: de datum waarop de communicatie heeft plaatsgevonden.
4. Auteur: de medewerker die deze communicatie vastlegt.
5. Onderwerp: het onderwerp van de communicatie 6.Notitie: de inhoudelijke opmerkingen die bij deze communicatie worden vastgelegd.
6. Contacten: de contactpersonen die aan deze communicatie zijn gekoppeld.

In het tabblad ‘Documenten’ kunt u eventueel bestanden uploaden die aan dit communicatieverslag gekoppeld zijn, zoals e-mails of andere relevante documenten.

Documenten

In het tabblad ‘Documenten’ kunt u alle documenten met betrekking tot het project opslaan. Hier kunnen zowel e-mails als andere bestanden worden opgeslagen en geraadpleegd.

De verschillende onderdelen geven aan waar de documenten zich bevinden. Zo ziet u bijvoorbeeld of de documenten enkel in CuBus staan of ook gesynchroniseerd zijn met de Cloud.

Binnen dit onderdeel kunt u zowel bestaande documenten uploaden als nieuwe documenten genereren, bijvoorbeeld op basis van een sjabloon.

Algemeen

TODO

Medewerkers

In het tabblad ‘Medewerkers’ kunt u medewerkers aan het project koppelen

Producten

In het tabblad ‘Declaraties’ kunt u

Contacten

In het tabblad ‘Contacten’ kunt u contacten aan het project koppelen. U kunt hier ook de standaard contactpersoon voor facturen en het primaire contactpersoon voor het project instellen.

Tijdsregistratie

In het tabblad ‘Tijdsregistratie’ kunt u alle tijdsregistraties op het project bekijken. Door op de + knop te klikken, maakt u een nieuwe tijdsregistratie aan op het huidige project. Wilt u meer weten over tijdschrijven op een project? Ga dan naar de pagina Tijdschrijven.

Declaraties

In het tabblad ‘Declaraties’ kunt u declaraties bekijken die aan het project zijn gekoppeld. Dit betreft bijvoorbeeld gemaakte kosten door medewerkers, zoals reis- of onkosten.

U ziet hier een overzicht van alle declaraties, inclusief de status en het bijbehorende bedrag.

Projectgerelateerde orders

Projectfacturen

Inkoopfactuur regels

Begroting

In het tabblad ‘Begroting’ krijgt u inzicht in de financiële opzet van het project. Per taak ziet u het offertebedrag, de bijbehorende kosten en de bijbehorende marge. Door op de + knop te klikken, maakt u een nieuwe projectactie aan.

Calculatie

In het tabblad ‘Calculatie’ krijgt u inzicht in alle kosten binnen het project. Per projectstap ziet u welke kosten zijn gemaakt. U kunt een stap openklappen om de kosten per actie te bekijken en vervolgens een actie verder openen om de kosten per taak in te zien.

Door op de + knop te klikken, kunt u een projectstap of een projectactie/taak aanmaken.

Gantt Chart

In het tabblad ‘Gantt Chart’ kunt u de Gantt Chart van uw project bekijken.

Integratie gegevens

In het tabblad ‘Integratie gegevens’ kunt u het ID en het type ID bekijken die worden gebruikt voor specifieke integraties die u via de instellingen aan CuBus heeft gekoppeld.