Hoe werkt de integratie met Peppol?

Wat heb ik nodig?

Billit Account

Om facturen te kunnen verzenden en/of ontvangen uit Peppol is er een Billit account nodig.

1. Maak een account aan op Billit
2. Vul de details van het bedrijf in voordat er volgende stappen gedaan worden.

Versturen en ontvangen is niet mogelijk zonder abonnement, dus sluit een abonnement af bij Billit dat het beste bij het bedrijf past. Voor meer informatie, zie <https://www.billit.eu/nl-nl/tarieven/>

3. Na het invullen van de details van het bedrijf, navigeer op Billit naar Mijn Bedrijf > E-Invoicing en klik op Registreer op Peppol

Hoe verbind ik Cubus met Peppol?

We hebben nog wat informatie nodig uit Billit, dus sluit de pagina nog niet. Via Beheer > Externe partijen kan de Peppol integratie worden ingericht en teruggevonden.

Authorizatie met Billit

Nadat er een Peppol integratie is aangemaakt in Beheer > Externe partijen kan er genauthorizeerd worden met Billit.

1. Selecteer je organisatie en klik op de knop Authorizeren

2. Log in op Billit met het account dat eerder gemaakt is om de connectie met Cubus te maken.
3. Navigeer terug naar Beheer > Externe partijen en open de Peppol integratie.

In de volgende stappen wordt er informatie gebruikt die de facturen verstuurt en ophaalt. Zorg ervoor dat deze niet onnodig gedeeld worden.

4. Op Billit, open Mijn Profiel (<https://my.billit.eu/Account/Profile>)
5. Onderaan Mijn Profiel is de API Key te vinden, klik op het oog icoon en kopieer de API Key.
6. In Cubus in de Peppol Integratie, plak de API Key in het vak voor de Billit API-Key.
7. Op Billit, open Mijn Bedrijf en kopieer de Company ID. (Dit is het nummer in de website link als Mijn Bedrijf open is.)
8. In Cubus in de Peppol Integratie, plak de Company ID in het vak voor de Billit Company ID.
9. In de Peppol Integratie, selecteer de functionaliteit die gebruikt wil worden voor het verzenden en ontvangen van facturen van Peppol.

Hoe verstuur ik facturen via Peppol?

Wat is er nodig om een factuur te sturen naar Peppol?

Om een factuur te kunnen versturen naar een klant via Peppol, moet de klant natuurlijk aangesloten zijn op het Peppol netwerk.

In Cubus kan je zien of de klant is aangesloten op het Peppol netwerk. Om dit te doen, navigeer naar Relatiebeheer > Relaties open de relatie en navigeer naar Financiële gegevens en vul het BTW nummer in.

Als het BTW nummer is ingevuld, kan de knop onder het BTW nummer veld gebruikt worden om te zien of de klant op het Peppol netwerk is aangesloten.

Handmatig versturen

Na het opzetten van de Peppol integratie kunnen facturen verzonden worden naar Peppol.

Navigeer naar de factuur die moet worden verzonden. Verkoop > Facturen en open de factuur.

Open het menu aan de rechterkant en selecteer Verstuur naar Peppol.

Als de factuur succesvol is verstuurd, komt er een veld bij op de factuurpagina met het factuurnummer dat Billit de factuur heeft gegeven. Deze factuur is ook terug te vinden op Billit > Inkomsten > Facturen. (Of met een directe link (Vervang {nummer} met het nummer in dit nieuwe veld.) <https://my.billit.eu/Order/Income/Invoice/{nummer}/EditOrder>).

De factuur wordt automatisch verstuurd via Peppol zodra het versturen naar Billit succesvol is. Mocht er een fout optreden tijdens het verzenden naar Peppol, maar het versturen naar Billit is wel succesvol geweest. Dan kan de knop Check Status gebruikt worden die bij het veld van Peppol factuur nummer staat. Deze knop kijkt of de factuur via Peppol is verstuurd en zou dit nog een keer proberen als dit eerder mislukt was.

Automatisch versturen

Het automatisch versturen van facturen via Peppol werkt hetzelfde als het automatisch versturen via E-mail. Er wordt gekeken of de klant is aangesloten bij het Peppol netwerk. Als dit inderdaad zo is, dan versturen we automatisch via Peppol. Anders wordt de factuur via de E-mail verstuurd.

De optie voor het automatisch versturen is te vinden onder Organisatie instellingen > Open Organisatie > Order instellingen. Als Automatisch facturen mailen (bij facturen voor selectie) aan staat, dan worden de facturen automatisch verstuurd.

Om dit aan te kunnen zetten, moet de optie Automatisch factuur document maken ook aanstaan. (De optie staat op dezelfde pagina.) Er kan natuurlijk geen factuurdocument worden verzonden die niet bestaat.

Een deel voor het automatisch versturen hiervan zit bijvoorbeeld bij Verkoop > Orders. Als een order compleet is en klaar is om gefactureerd te worden, kan het menu aan de rechterkant geopend worden en de optie Factuur worden aangeklikt. Dit zorgt ervoor dat het versturen via Peppol direct gebeurt.

Hoe ontvang ik facturen van Peppol?

Om facturen van Peppol te ontvangen, navigeer naar Inkoop > Facturen. Hier is een knop te vinden die facturen uit Peppol ophaalt en deze als nieuwe facturen toevoegt in Cubus. Bestaande Peppol facturen in Cubus worden bijgewerkt, mocht de betaalstatus in Peppol veranderd zijn.

Als de gekoppelde relatie van de factuur niet bestaat in Cubus, dan wordt deze aangemaakt. Let op! Als dit gebeurt, dan is het de bedoeling dat deze handmatig wordt aangevuld met informatie!

Facturen die uit Peppol komen, krijgen automatisch hun Peppol factuur nummer mee en zijn ook terug te vinden op Billit. Daarnaast wordt er extra informatie genoteerd in de Beschrijving van de inkoopfactuur. De status van een individuele factuur kan opnieuw worden opgehaald met de knop achter het veld van het Peppol factuur nummer.